¿Cómo sacar el máximo provecho a tu sistema ERP?

¿Cómo sacar el máximo provecho a tu sistema ERP?

Hoy en día, casi todas las empresas cuentan con un ERP como sistema de gestión. Esto debido a sus múltiples beneficios, por mencionar algunos, en el área de la emisión de facturas y de la contabilidad de la empresa. Mejor aún, hay que pensar que cualquiera de sus beneficios puede ser mayores, si aprendemos a sacarle el máximo provecho.

Asimismo, también se trata de evaluar si podríamos ampliar las funciones de nuestro ERP, todo en pro de conseguir una mayor rentabilidad. Sigue leyendo y entérate como puedes potenciar las bondades de tu ERP.

Los sistemas ERP

Antes de continuar, debemos hacer una pausa para recordar de que se trata el término ERP, o en inglés Enterprise Resource Planning, que significa “sistema de planificación de recursos empresariales”.

Se trata de un tipo de programa  que realiza distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos y que, por lo tanto, prometen generar mayor productividad. De hecho, una encuesta elaborada por Panorama Consulting confirma que un 40% de las empresas que adquieren un ERP notan un aumento en su productividad.

Así, este tipo de sistemas puede ser implementado en cualquier empresa, ya sea multinacional o PYME, y en cualquier sector de la industria. Esto debido al carácter personalizable  de dicho software que permite ser organizado de forma que se adapte a las diferentes actividades que cada empresa necesita realizar de acuerdo a su naturaleza.

No obstante, además de esta característica de productividad y personalización, los ERP tiene otros beneficios.

Ventajas de un sistema ERP

Las principales ventajas de estos sistemas son:

  • Permite automatizar los procesos de la empresa.
  • La información de la empresa queda disponible para todos los que la necesiten en una misma plataforma.
  • Permite integrar las distintas bases de datos de una compañía en un solo programa.
  • Permite ahorrar tiempo y costes.
  • Permiten la integracióncon soluciones de BI o Business Intelligence, lo que ayuda a elaborar informes sobre el estado de la empresa basados en los datos del sistema. Esto quiere decir que la información estará detallada y actualizada, y por lo tanto, reflejará a ciencia cierta la realidad de la empresa y sus procesos, de forma que en verdad se puedan tomar decisiones acertadas para su mejora.

Los sistemas del ERP dentro de las PYMEs

Aunque ya dijimos que este sistema es igual de beneficioso para cualquier tipo de empresa, ya sea PYME o un gran negocio, la verdad es que las PYMEs en especial pueden favorecerse de ellas para hacer crecer su negocio.

Esto porque, cuando logramos que nuestras actividades se reflejen en rendimiento, nuestros clientes serán cada vez más y en consecuencia, nuestro nivel de producción deberá aumentar para poder satisfacerles. Así, también deberemos contratar más empleados, incluso abrir nuevas oficinas, y ahí es cuando nuestro trabajo debe estar mejor conectado y organizado y deberemos acudir a la ayuda de los ERP para nuestro crecimiento.

¿Cómo sacar el mejor provecho de nuestro ERP?

Micrologic, agencia de servicios ERP y gestión online, nos comentan algunas formas en las que podemos potenciar las ventajas que nos aporta nuestro software de ERP:

  • Escoge un ERP pensando en el crecimiento 

Aunque tengamos que invertir un poco más de lo que teníamos pensado, lo mejor es adquirir un ERP al que puedan añadirse nuevas funciones, pensando en que en algún momento nuestra empresa crecerá y necesitaremos abarcar un campo de acción más grande.

La característica de escalabilidad de tu ERP es más que necesaria para poder cubrir cualquier nueva necesidad de tu creciente negocio, además de que determinará que tan funcional y eficiente podrá ser nuestra adquisición en software de gestión en el futuro.

  • Saber la diferencia entre ERP On-Premise y ERP Cloud 

El sector de desarrollo de ERPs también evoluciona y van apareciendo cientos de funcionalidades y tipos diferentes, como en el caso de las modalidades On-Premise o en la nube (Cloud), y que debemos saber diferenciar para saber escoger el que mejor se adapte a nuestras necesidades.

En el caso del ERP On-Premise es aquél que utiliza una instalación local, ya sea en un sistema informático de la empresa o en su propio servidor.

Mientras que un ERP Cloud está alojado en la nube, por lo que no necesita ningún tipo de instalación y permite el acceso desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

  • Aprovecha las nuevas funciones de los ERP 

Tal y como te comentamos en el punto anterior, siempre se van agregando nuevas y actualizadas funciones a los ERP, ampliando su campo de acción dentro de una empresa y permitiendo más áreas de gestión y más beneficios.

Hoy en día, los nuevos sistemas ERP no solo ayudan en el área contable de las empresas, sino que también permiten tomar decisiones en base al análisis de datos contenidos en el sistema, ls cuales reflejan la realidad fehaciente de la empresa.

Además, la integración de los diferentes sistemas ERP también ha sufrido mejoras y actualizaciones, permitiendo una integración mucho más sencilla y rápida. Todo esto sin contar que también se han vuelto más compatibles con otras soluciones digitales que la empresa pueda querer integrar además del ERP.

  • Utiliza complementos útiles con tu ERP

Ya que mencionamos la actual compatibilidad que ofrecen los ERP con otros softwares digitales, debemos acotar que para su correcto aprovechamiento debemos elegir los complementos correctos de entre la gran variedad que se pueden encontrar en el mercado actual.

Así, encontrarás algunos muy específicos según cada modelo de negocio y otros más generales que son perfectamente adaptables a cualquier empresa. Asimismo, hay funcionalidades que se pueden añadir y que sirven para controlar nuestro stock, para gestionar impuestos, para integrar distintas plataformas y pare de contar.

·        Utiliza tu sistema de gestión ERP para recoger información

Utiliza la funcionalidad de análisis de los datos recogidos en el sistema de la que hemos hablado ya en este artículo para conocer la realidad de tu empresa, elaborar informes acertados y tomar las mejores decisiones.

·        Utiliza tu sistema de gestión ERP para realizar presupuestos

Entre las principales funcionalidades de estos sistemas están la de: pronosticar tus ingresos, ganancias, pérdidas, etc.; lo cual te permite mantener tu administración al día.

  • Implementa la configuración de los tableros de control

Los ERP tiene  una configuración que te permite visualizar los datos y movimientos de tu empresa desde cualquier tipo de dispositivos, accediendo fácilmente a los indicadores de tu empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento que lo necesites.

·        Mantente alerta de tu sistema de gestión ERP

Quizá una de las funcionalidades más útiles de los ERP es que puedes activar alertas que te avisen de actividades importantes dentro de tu empresa. Por ejemplo, puedes poner alertas para realizar pagos importantes a tiempo, recordatorios de cobro o cualquier otra incidencia de importancia, permitiéndote estar siempre al día con tus actividades.

·        Estandariza tus procesos

Pensando en el crecimiento de tu plantilla de empleados, los ERP te ofrecen una función muy útil y es la de la estandarización de la información. Cuando un empleado nuevo entra en nuestra empresa, muchas veces es muy difícil transmitir la información de forma exacta y correcta sobre nuestros productos, servicios y procesos, de forma que este los pueda aprender y reproducirlos a la perfección, ocasionado ese mal tan conocido de “cada quien lo hace como lo entiende”.

Los ERP guardan la información de tu empresa de manera exacta y periten que cualquier a de tus empleados acceda a ella y pueda aprenderla sin malos entendidos.

·        Distingue entre los números que importan

Otra cosa que te permite el ERP es mantener las cuentas claras. Muchas veces solemos dejarnos llevar por el crecimiento en nuestras ventas o nuestros clientes, y nos olvidamos de investigar nuestro flujo de efectivo y de activos. Por el contrario, si  contamos con nuestro software de ERP, este podrá mostrarnos de una forma más fácil de entender toda la información necesaria para hacer comparaciones y establecer la realidad de nuestro negocio.

·        Tómate un tiempo para configurar tu empresa

Como ves, la mayoría de las ventajas que podemos obtener de nuestro ERP dependen de lo bien configurado que este el sistema. Así que al momento de implantarlo debes cuidar que incluya todos as la funcionalidades que necesitas y que esté recogiendo todos los datos importantes para futuros análisis.

·        Cambia tu estrategia una y otra vez

Implementar un ERP no se trata de instalarlo y dejarlo correr en la nube. Este debe revisarse cada cierto tiempo para garantizar que está funcionando bien y a su máxima potencia,  y así poder hacer las actualizaciones o modificaciones necesarias para sacarle el mayor provecho.

Igualmente, si eres una PYME, también estarás cambiado tus estrategias y tu modo de realizar tus procesos buscando la que mejores resultados te dé, por lo que tu sistema de gestión debe cambiar en conjunto para trabajar de la mano con la realidad tan cambiante de tu empresa. Recuerda que la organización interna de tu negocio, se refleja en la calidad de tus servicios y en tu rendimiento.

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