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La gestión de documentos en la actualidad

Para muchas empresas la transformación digital es un reto, pero el obstáculo que encuentran es principalmente el desconocimiento sobre por dónde deben comenzar. Una de las maneras más fáciles de que comience un proceso de este tipo en una empresa es que se implemente un  sistema de gestión de documentos  mientras se produce en necesario cambio de cultura empresarial que permita poder adaptarse a una situación nueva.   

En estos tiempos que vivimos parece complicado no aprovecharse de los grandes adelantos que hay y que la tecnología nos proporciona, por lo que hay que coger el toro por los cuernos y aprovechar lo máximo posible las posibilidades que nos proporcionan. Una vez dicho esto, vamos a profundizar más en el tema, pues puede ser bastante útil para muchas personas

Como nos recuerdan desde gitdoc.es, las empresas lo que han hecho es darse cuenta de que el almacenamiento y organización de los archivos de manera eficiente lo que hace es aumentar la productividad y también la competitividad, eliminando los importantes problemas que tiene el gestionar los documentos en papel.

Historia y actualidad de la gestión de documentos

La gestión de documentos tiene también su historia y por este motivo vamos a dar un paseo por la misma. En la década de los ochenta se empezó a desarrollar un software que combinó documentos en papel con las novedosas tecnologías digitales.

En un primer momento, la gestión de documentos era la referida a la gestión de documentos físicos como son las documentaciones o las fotos, por poner un ejemplo.

Cuando pasamos a la década de los 90 y los 2000, la gestión de documentos fue aumentando cada vez en mayor medida, refiriéndose hoy en día a la totalidad de documentos y archivos, tanto físicos como electrónicos.

Así es como es de esta forma los sistema de gestión de documentos son los que aportan la necesaria seguridad, almacenamiento de metadatos e indexación, así como recuperación. Todo ello va a permitir a las propias empresas que se organice la información y sea posible encontrarla de manera sencilla.

La gestión documental del futuro y la nube

En cuanto a los tiempos futuros, la gestión de los documentos lo que hará será organizar mejor la información y la recuperación de la misma, apostando por el uso de la nube, lo que repercutirá en una mayor productividad para trabajar desde cualquier sitio del planeta.

Los trabajos que se hacen a distancia marcan las diferencias respecto a las empresas actuales, algo que hace que aumente el número de trabajadores que trabajan desde otro país, desde el hogar o mientras viajan.

Con este panorama, la gestión de los documentos debe ser flexible, lo que es importante para las empresas. En la nube los trabajadores pueden tener acceso a la documentación desde cualquier sitio y así poder conectarse con los otros empleados con independencia de donde estén y en tiempo real.

Respecto a ello, las empresas tienen diversas dificultades para poder implantar soluciones para gestionar documentos.

Hay encuestas que dicen que más de un 20 por ciento de las empresas que han sido encuestadas usan la circulación automatizada de las agendas y actas, un quince por ciento lo hace compartiendo los archivos en la nube y algo más del 30% entiende que los sistemas ECM usados son muy complicados.

De todas maneras, la implantación en una empresa del sistema de gestión documental tiene que basarse en el cambio de cultura que se produzca en la organización, de tal manera que se haga una firme apuesta por colaborar, crear e innovar. Todo ello, además del necesario cambio de cultura, debe haber un liderazgo que apoye los cambios.

No hay que olvidar que en la historia podemos encontrar muchos ejemplos empresariales que han terminado por centrarse en la tecnología, olvidándose de trabajar en capacidades de organización que pueden ser necesarias en la transformación.

Deseamos que este artículo sea de vuestro interés, sabemos que mucha gente está preocupada por el gran número de problemas que suelen presentarse en la gestión de los documentos por lo que es necesario conocer las alternativas que están presentes en el mercado.

La tecnología avanza a pasos agigantados y es necesario adaptarse a estos tiempos como es debido, de lo contrario la competencia avanza y puede que ya sea tarde

Así que ya sabes, si conoces gente que le puede ser de interés, no te olvides de compartir esta información, pues es posible que sea de utilidad para el muchas personas que desconozca la manera de poder gestionar de manera adecuada los documentos.

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