Para muchas empresas la transformaciĆ³n digital es un reto, pero el obstĆ”culo que encuentran es principalmente el desconocimiento sobre por dĆ³nde deben comenzar. Una de las maneras mĆ”s fĆ”ciles de que comience un proceso de este tipo en una empresa es que se implemente unĀ sistema de gestiĆ³n de documentosĀ mientras se produce en necesario cambio de cultura empresarial que permita poder adaptarse a una situaciĆ³n nueva. Ā Ā
En estos tiempos que vivimos parece complicado no aprovecharse de los grandes adelantos que hay y que la tecnologĆa nos proporciona, por lo que hay que coger el toro por los cuernos y aprovechar lo mĆ”ximo posible las posibilidades que nos proporcionan. Una vez dicho esto, vamos a profundizar mĆ”s en el tema, pues puede ser bastante Ćŗtil para muchas personas
Como nos recuerdan desde gitdoc.es, las empresas lo que han hecho es darse cuenta de que el almacenamiento y organizaciĆ³n de los archivos de manera eficiente lo que hace es aumentar la productividad y tambiĆ©n la competitividad, eliminando los importantes problemas que tiene el gestionar los documentos en papel.
Historia y actualidad de la gestiĆ³n de documentos
La gestiĆ³n de documentos tiene tambiĆ©n su historia y por este motivo vamos a dar un paseo por la misma. En la dĆ©cada de los ochenta se empezĆ³ a desarrollar un software que combinĆ³ documentos en papel con las novedosas tecnologĆas digitales.
En un primer momento, la gestiĆ³n de documentos era la referida a la gestiĆ³n de documentos fĆsicos como son las documentaciones o las fotos, por poner un ejemplo.
Cuando pasamos a la dĆ©cada de los 90 y los 2000, la gestiĆ³n de documentos fue aumentando cada vez en mayor medida, refiriĆ©ndose hoy en dĆa a la totalidad de documentos y archivos, tanto fĆsicos como electrĆ³nicos.
AsĆ es como es de esta forma los sistema de gestiĆ³n de documentos son los que aportan la necesaria seguridad, almacenamiento de metadatos e indexaciĆ³n, asĆ como recuperaciĆ³n. Todo ello va a permitir a las propias empresas que se organice la informaciĆ³n y sea posible encontrarla de manera sencilla.
La gestiĆ³n documental del futuro y la nube
En cuanto a los tiempos futuros, la gestiĆ³n de los documentos lo que harĆ” serĆ” organizar mejor la informaciĆ³n y la recuperaciĆ³n de la misma, apostando por el uso de la nube, lo que repercutirĆ” en una mayor productividad para trabajar desde cualquier sitio del planeta.
Los trabajos que se hacen a distancia marcan las diferencias respecto a las empresas actuales, algo que hace que aumente el nĆŗmero de trabajadores que trabajan desde otro paĆs, desde el hogar o mientras viajan.
Con este panorama, la gestiĆ³n de los documentos debe ser flexible, lo que es importante para las empresas. En la nube los trabajadores pueden tener acceso a la documentaciĆ³n desde cualquier sitio y asĆ poder conectarse con los otros empleados con independencia de donde estĆ©n y en tiempo real.
Respecto a ello, las empresas tienen diversas dificultades para poder implantar soluciones para gestionar documentos.
Hay encuestas que dicen que mĆ”s de un 20 por ciento de las empresas que han sido encuestadas usan la circulaciĆ³n automatizada de las agendas y actas, un quince por ciento lo hace compartiendo los archivos en la nube y algo mĆ”s del 30% entiende que los sistemas ECM usados son muy complicados.
De todas maneras, la implantaciĆ³n en una empresa del sistema de gestiĆ³n documental tiene que basarse en el cambio de cultura que se produzca en la organizaciĆ³n, de tal manera que se haga una firme apuesta por colaborar, crear e innovar. Todo ello, ademĆ”s del necesario cambio de cultura, debe haber un liderazgo que apoye los cambios.
No hay que olvidar que en la historia podemos encontrar muchos ejemplos empresariales que han terminado por centrarse en la tecnologĆa, olvidĆ”ndose de trabajar en capacidades de organizaciĆ³n que pueden ser necesarias en la transformaciĆ³n.
Deseamos que este artĆculo sea de vuestro interĆ©s, sabemos que mucha gente estĆ” preocupada por el gran nĆŗmero de problemas que suelen presentarse en la gestiĆ³n de los documentos por lo que es necesario conocer las alternativas que estĆ”n presentes en el mercado.
La tecnologĆa avanza a pasos agigantados y es necesario adaptarse a estos tiempos como es debido, de lo contrario la competencia avanza y puede que ya sea tarde
AsĆ que ya sabes, si conoces gente que le puede ser de interĆ©s, no te olvides de compartir esta informaciĆ³n, pues es posible que sea de utilidad para el muchas personas que desconozca la manera de poder gestionar de manera adecuada los documentos.