En el sector de la hostelería debemos tener claro que el margen de error es siempre más reducido de lo que creemos. Lo cierto es que hay días que pueden ser especiales, donde haya más clientes de los habituales o el típico partido Madrid vs. Barcelona u otro que sea importante, que puede hacer que el restaurante pase de ser un sitio tranquilo a todo un caos, donde todo va a depender de que cada pieza funcione a la perfección.
Hablamos de zonas como la cocina, la barra, la sala, la limpieza o el almacén. En esta clase de situaciones era en las que se veía al dueño del restaurante/bar de mi peña. Aunque nosotros íbamos de vez en cuando a ver los partidos del Real Valladolid, le veíamos el estrés que sufría cuando había esos picos.
Unas zonas complicadas
Existen determinadas zonas donde las cosas se pueden poner difíciles, como en la cocina, la barra, la sala, el almacén o la limpieza. La gestión de suministros, como nos confirman desde Giona Company, desde sus años de experiencia, es un tema delicado para muchos negocios. No hablamos de que se puedan acabar las toallas de manos o el papel de cocina; lo hacemos porque es posible que el material adecuado se encuentre disponible cuando lo necesitemos, sin que eso vaya a significar que se pierdan horas en desplazamientos o que se paralice el servicio. Todo esto ha hecho que las tiendas online de suministros de hostelería hayan pasado a ser algo más que el clásico portal de compra.
Existe multitud de negocios en los que adquirir material ha dejado de ser ir a un almacén de productos, verlos, hablar con los comerciales, regatear y proceder a la carga de las cajas, para utilizar un ordenador, navegar por el catálogo de productos, clicar y esperar que llegue el envío. Los cambios no son solo a nivel tecnológico, son de ritmo, más en un sector en el que el tiempo para trabajar es otro y donde ahorrar en trámites es bueno para el negocio.
Ahora es posible revisar el inventario cómodamente, de tal forma que veamos lo que se puede acabar, así como escribir en la pantalla y programar el envío para el día siguiente, sin que haya que salir del local, lo que se puede traducir en un gasto energético mental y físico bastante menor. La persona que esté a cargo va a poder seguir en la cocina, la barra o la oficina, y a la vez resolver una necesidad de carácter material.
Mayor confort, pero con control
Entre los motivos por los que esta clase de tiendas han pasado a consolidarse es por el gran confort que proporcionan a nuestro día a día. Muchas de las plataformas cuentan con la ventaja de que funcionan las 24 horas del día, de tal forma que es posible hacer una revisión del stock y realizar pedidos fuera de la hora punta, que es cuando el local haya cerrado o se haya acabado el servicio de día.
Ahora ya no es necesario ausentarse mientras se está en el turno para ir a buscar una caja de repuestos, un termostato, una resistencia de horno o un detector de olores para una nueva nevera. Todo se puede resolver ahora en la pantalla, mediante seguimiento de envío, fecha de entrega prevista o un código de rastreo para conocer en qué punto del camino se encuentra el paquete o los paquetes.
Existe la posibilidad ahora de guardar los pedidos habituales, así como de ver el historial de compras y así poder comparar precios entre las marcas y los proveedores, lo que ayuda a que haya más control sobre los propios gastos.
Bastantes veces, los responsables de locales de pequeño tamaño o de cadenas medianas pueden encontrar la forma de controlar los suministros. De esta forma es posible ver qué es lo que se compra, cuándo, lo que se gasta por cada unidad y cómo evoluciona el coste durante el tiempo, de tal manera que se puedan hacer ajustes finos, detectar las desviaciones y tomar decisiones de manera más informada.
Todo ello lo podemos notar en productos de consumo continuo, como pasa en los desengrasantes, detergentes, bolsas de basura, etc., los cuales se pueden agrupar en pedidos que se pueden hacer de manera periódica, de tal forma que se pueda ahorrar tiempo y reducir el riesgo de que nos quedemos sin material.
Asesoría y soporte técnico como parte de la compra
Otra de las importantes ventajas, aunque es cierto que puede ser algo menos evidente si se ve desde fuera, es el gran apoyo que bastantes tiendas online proporcionan gracias a la atención al cliente especializada. No hablamos de un servicio genérico, sino de un equipo que tiene conocimientos sobre el sector y que tiene la capacidad para orientar sobre la clase de productos que pueden ser los ideales para algunas situaciones. Hablamos de la posibilidad de contar con un horno nuevo, una lavadora de ropa blanca o hasta con una campana extractora de cocina.
En este tipo de casos, es posible preguntar sobre temas como la potencia, dimensiones, normativas de seguridad, requisitos eléctricos o de instalación que harán que la decisión de compra se pueda tomar con mayor calma e información.
Optimización de la gestión de inventario
Otro de los puntos importantes es la integración de la compra online a la hora de gestionar los inventarios con los que se cuenta. Existen bastantes negocios en los que el control del stock pasó de los libros de notas y de los listados de papel a los sistemas más digitales, en los que la entrada de materiales nuevos se puede registrar con más precisión.
Muchos de los portales hacen posible la exportación de los listados de pedidos, así como permiten la descarga de las fichas de compra y hasta conectar dicha información con programas para la gestión interna o de contabilidad, pese a que dicha conexión es algo que pueda depender de la misma empresa. Los restauradores, encargados de bar o el administrador de la cadena pueden así ver, de manera ordenada, qué es lo que se adquiere, lo que cuesta, la fecha y el descuento.
Dicho historial de compra, si se usa bien, es posible que sea una herramienta de lo más útil para hacer análisis. De esta manera se puede detectar si se están produciendo cambios, si aumenta el consumo de algunos productos o si hay periodos en los que hay gastos elevados o se reduce la utilización de algunos artículos.
La información nos ayuda a que podamos ajustar el presupuesto, negociar con los proveedores, así como a redefinir la forma en la que se trabaja o si hay malas prácticas dentro del propio local, como utilizar en exceso algunos materiales o desperdiciar determinados recursos. Las tiendas online se puede decir que pasan a ser un archivo en el que se producen decisiones de compra, en el que cada pedido tiene una pista sobre cómo evoluciona el propio negocio.
Adaptación a criterios de sostenibilidad y las normativas
En estos últimos años, el sector hostelero también es cierto que debe afrontar una exigencia extra, puesto que se actúa de manera más responsable ambientalmente hablando. La conciencia de los profesionales, las normas, la opinión pública pesan y han hecho que sea menor el impacto que causan los locales en cuanto al medio ambiente.
Muchas tiendas de suministros en el campo de la hostelería lo que han hecho es no quedarse al margen. Son bastantes las que han optado por introducir secciones de productos que se consideran más sostenibles. Aquí, es posible hablar de los detergentes y recipientes biodegradables, embalajes de papel en vez de plástico o materiales de limpieza que cuenten con un menor impacto químico y unos productos que dejen menos huella en su fabricación.
La información que suele acompañar a este tipo de productos lo que hace es incluir muchos detalles en materia de certificaciones, la forma en la que se deben usar y las recomendaciones sobre su desecho, de tal forma que el cliente se informe mejor y pueda comunicar con mayor coherencia dicha decisión a sus clientes.
En el caso particular de un restaurante al que voy mucho por el trabajo y que se distingue por aportar los menús de proximidad y que cuenta con un menaje de trabajo más sostenible, nos encontramos ante un discurso que se alinea más con la manera de hacer negocios. La tienda online, aquí hace que pase a ser un canal que tenga cierta coherencia con la estrategia que tenga en cuanto a imagen el local, no solo del propio punto de venta.
La misma logística, en el caso de los envíos, lo que hace es adaptarse a esta nueva lógica, puesto que son muchos los distribuidores que buscan minimizar la cantidad de rutas que son innecesarias, optimizando la carga de cada camión y utilizando sistemas para el transporte de mayor eficiencia y así reduciendo el uso de excesivos embalajes.
La manera en la que se opera en la cadena de suministro está alineada con el discurso de sostenibilidad, lo que hace que se traduzca en un impacto menor por cada una de las cajas que puedan llegar al local. Todo esto se termina notando a largo plazo, tanto el coste de la operación como la manera en la que la empresa puede percibirlo desde fuera.
El canal online como aliado de largo plazo
El que en las tiendas de suministros de hostelería en Internet esté presente se puede decir que no es un fenómeno que podamos llamar pasajero; es una evolución que se ha consolidado en la manera en la que se trabaja en el sector. Al poderse complementar la relación con el proveedor tradicional con el confort de la compra online, lo que ofrece al profesional es una importante gama de herramientas con las que pueda contar. No es que todo el material se tenga que adquirir en línea, sino de que el canal esté justo cuando lo necesite, ayudando a ganar tiempo, ahorrar esfuerzo o controlar de mejor forma los gastos.
De cara al futuro, la integración en el mundo digital y físico parece que debe ser más profunda. Muchos de los portales tienen herramientas para el seguimiento, así como listados de pedidos, así como la posibilidad de exportar información y de dar una atención al cliente especializada.
El paso del tiempo puede hacer que esta relación incluso sea todavía más estrecha, en la que las plataformas ofrezcan mayores funcionalidades. Podemos concluir diciendo que las tiendas online de suministros de hostelería ya no se ven como un simple sitio de compra; son aliadas de trabajo y parte de la rutina diaria.
