Dejar de trabajar en una empresa para comenzar a trabajar por cuenta propia supone muchos cambios. Además de nuestras habilidades como profesionales, de nuestro trabajo, ahora también tenemos que afrontar otros aspectos de importancia como la gestión, la facturación, los impuestos, el trato con los clientes, etc. Sin embargo, lo bueno es que hoy en día la tecnología nos ofrece cientos de software y aplicaciones móviles para ayudarnos a salir airosos en nuestra empresa.
Estos programas son pensados en la movilidad del día a día del autónomo. La información que se necesita se pasa del portátil a la tablet o el smartphone y está disponible en cualquiera de ellos. Por eso cada vez son más necesarios estos servicios online dinámicos, siendo ya una minoría los que solamente se instalan en el ordenador de sobremesa o el portátil.
Micrologic, profesionales en informática, nos presentan algunos de estos programas y aplicaciones:
Programas para autónomos
Programa de facturación
Lo primero que tenemos que buscar es un programa que nos permita facturar y llevar los gastos de nuestra empresa de forma fácil.
Por supuesto, este es un trabajo que se complica al principio, pero que podemos llevar a cabo con la ayuda de muchas opciones, una de las más útiles te permiten crear facturas, gastos, presupuestos, albaranes… etc.
Este tipo de programas disponen de diferentes planes de precios para ampliar sus funcionalidades, número de clientes, facturas; además que también existen otras alternativas con opciones gratuitas, que pueden ser más que suficiente para comenzar.
Correo electrónico, contactos y calendario
Otra de las grandes necesidades que tiene el autónomo es disponer de un correo electrónico, contactos y calendario que estén sincronizados y a los que pueda acceder donde sea que esté. Para esto, lo ideal es tener un dominio, un nombre de empresa, registrado que generalmente facilita también correo. En todo caso siempre hay que crear una cuenta profesional, aunque sea gratuita y sin dominio, separada de la que puede ser un correo personal.
Lo fundamental es que toda la información esté sincronizada entre tablet, portátil y smartphone. Para esto, las opciones de Google o Microsoft son las más populares, como en el caso de Google Apps y Exchange Online que ofrecen tanto una versión gratuita, como una paga con funciones mejoradas.
Redes sociales para el autónomo
Por supuesto, todo profesional que trabaje por su cuenta debe tener sus redes sociales al día. De esta forma potencian su marca personal, y están en contacto con clientes y otros profesionales. Lo complicado de esto, es que mantener un perfil al día es una tarea que lleva mucho tiempo.
Sin embargo, existen herramientas como Hootsuite que permiten administrar varias redes sociales a través de un sólo servicio, programar publicaciones, responder de forma automática algunos mensajes, etc., facilitándonos estar conectados al mundo del social media.
Gestión de tareas y proyectos
Otro aspecto que debe cuidar todo el que trabaja por cuenta propia es la organización de su tiempo. Para ello, puede ayudarse con un gestor de proyectos. Este tipo de programa nos permite crear tareas, establecer hitos en proyectos, delegar tareas si colaboramos con otros profesionales, etc. Además que te permiten añadir notas y adjuntar archivos. Lo mejor es que puedes conseguir algunos de forma gratuita con apps también para tablets.
Sistema de gestión empresarial para almacén, pedidos, etc.
Sin embargo, a veces no solo se necesitan los programas básicos mencionados anteriormente. A veces, necesitamos un programa más completo y complejo, como un sistema de gestión empresarial, que además incluya gestión de clientes, posibilidad de integrar gestión de proyectos y almacén, entre otras funciones más específicas. Este debe permitir el acceso desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar y momento.
En el mercado puedes encontrar desde programas para Windows, hasta algunos con la posibilidad de utilizarlos en la nube. Lo que debes es buscar una interfaz fácil de manejar, que se ajuste a tu presupuesto y que te permita accesibilidad en todo momento.
Certificado digital
Otra herramienta de gran utilidad para el autónomo es aquella que nos permita relacionarnos telemáticamente con la administración. Para esto, es casi obligatorio el contar con un certificado digital a través de Internet Explorer o Firefox. Lo único que debes saber es que ambos navegadores no comparten almacén de certificados, por lo que tenemos que instalarlo en ambos, o escoger el de nuestra preferencia y casarnos con él para realizar esta tarea.
El combo para la telecomunicación se completa con el uso de Java, el cual es un requisito básico para permitir la firma electrónica. Al principio de la instalación, se te puede pedir un programa para configurar el navegador para que no haya inconvenientes ni bloqueos a la hora de instalar plugins y complementos de firma de Java; este es el Configurador de la FNMT, el cual funciona cambiando las opciones de Internet para facilitar el uso de los certificados digitales.
Copia de seguridad de los archivos
Algo que no nos podemos permitir es perder información que guardamos en nuestros dispositivos electrónicos, por eso es fundamental contar con una buena solución de copia de seguridad. Existen programas que se encargan de esto, que pueden ser gratuitos y que ofrecen una interfaz muy amigable para el usuario. Con ellos podrás programar tus backups y tener los documentos importantes a salvo de cualquier contingencia.
Espacio de almacenamiento online
El programa rey para compartir documentos y archivos con clientes y profesionales sin duda es Dropbox . Este te ofrece 2GB de almacenamiento gratuito, pero que se pueden ampliar gracias a su política de referidos y acuerdos con otras compañías. Otra gran ventaja es que dispone de una gran comunidad y la mayoría de la gente dispone de cuenta en este servicio, lo que facilita el compartir información a través del mismo.
Mailing y marketing online
Por último, un aspecto que los autónomos no pueden descuidar es el marketing. Además de las acciones que llevemos a cabo a través de las redes sociales, también tenemos que tener una estrategia de marketing a través de nuestro correo. Una de las mejores herramientas que podemos adquirir para ello es Mailchimp. Este programa dispone de planes gratuitos para comenzar, aunque si nuestra base de clientes es muy grande o queremos realizar campañas con mucha frecuencia tendremos que pasar a planes de pago. La opción gratuita ofrece 2.000 suscriptores y 12.000 envíos mensuales. Lo mejor es lo fácil que resulta crear una campaña, segmentarla o el análisis de datos que ofrece.
Aplicaciones para autónomos
Comenzar como autónomo supone todo un reto, ya que nos tenemos que ocupar de una serie de acciones que antes estaban a cargo de nuestra empresa. Sin embargo, como has visto, existen infinidad de opciones de software para ayudarnos con la tarea, al igual, podemos encontrar también una buena oferta de aplicaciones que descargar directo a nuestro móvil o tableta y que nos apoyen en la gestión de nuestro trabajo. Estas son algunas:
- Soy autónomo: esta aplicación es una agrupación de autónomos y empresas de toda España que te permiten colaborar en proyectos aplicando unas tarifas especiales en sus servicios.
- Autónomos: esta app está diseñada especialmente para los autónomos que estén iniciando su actividad. Esta te permite consultar toda la información básica que necesita un trabajador por cuenta propia en cualquier momento, como por ejemplo sobre cotizaciones, prestaciones, así como los accesos a impresos oficiales o a cualquier información legal necesaria.
- Hailoapp: esta aplicación sirve para conseguir un vehículo que traslade a los empresarios y autónomos rápidamente. Es como el Uber de los autónomos, que los lleva al lugar que necesiten con solo dos clicks en el móvil,
- IVA Free: Con esta app es posible un ahorro fiscal de 800 euros anuales, gracias a que se encarga de convertir en factura deducible los tickets que Hacienda no los considera como tal, como pueden ser cafés o taxis, por ejemplo.
- Asesor autónomo: esta aplicación ofrece los servicios propios de una asesoría a través del móvil, mientras que las facturas se acumulan en la nube.
- Q-Tax: sirve como un convertidor de tickets a facturas, para poder presentarlos trimestralmente y desgravar el IVA.
- Autónomo Pro: Te ayuda con tus declaraciones, administrando tus facturas, haciendo informes de gastos e ingresos, etc.
- Evernote: esta app es una agenda en la que podrás tomar notas, hacer fotos, grabar sonidos, etc. para tener toda la información necesaria en tu móvil.
- Timewerks Facturas: esta aplicación permite facturar y contabilizar las horas de los clientes que tenga el autónomo o startup.
- Team Viewer: esta innovadora app te permite acceder al ordenador desde el móvil, funcionando como un control remoto del ordenador desde el dispositivo móvil.
- Autónomo Lite: es una app para controlar los ingresos y los gastos de forma sencilla. Además, permite la elaboración de informes trimestrales y anuales y la posibilidad de enviarlos por e-mail.
- Cuánto cobrar: Suele pasar que como autónomos los clientes nos preguntan por el precio de un servicio y no sabemos que responderles. Está app entonces te da la respuesta a esa pregunta, tomando en cuenta el proyecto, las horas necesarias, la experiencia, etc.
